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Services autonomie à domicile · Direction financièreUn agent IA rapproche les règlements des départements, de l’Urssaf, du CESU et des usagers, qualifie les écarts et prépare les actions de recouvrement, sans changer les logiciels métiers de vos structures.
Moins de temps administratif
Plus de cash identifié et recouvré
Une vision consolidée du réseau
Le montant reçu n’est presque jamais le montant attendu, et tant que le rapprochement n’est pas fait, personne ne sait qui doit encore combien, ni depuis quand. Pendant ce temps, le délai de prescription de deux ans court.
Le conseil départemental : un virement global par mois, un bordereau pour le détailler, un format par département.
L’usager, ou quelqu’un pour lui : participation et différentiel, par prélèvement, chèque ou virement au libellé approximatif.
Le CRCESU, centre de remboursement du CESU : un virement par remise de titres, net de frais, qui ne ressemble à aucune facture.
L’Urssaf, les caisses de retraite, les assisteurs : chacun son portail, son rythme, son fichier.
Une usagère, 40 heures par mois au plan d’aide, 38 facturées, 37 validées en télégestion : un écart de 20 € quelque part dans un virement de 183 lignes. Quatre scénarios sur ce cas fictif ; les montants le sont aussi, le déroulé est celui du dispositif. À chaque étape, ce que l’agent a préparé et ce qui reste à décider.
Scénarios
Le même cas dans un espace finance complet : indicateurs de pilotage, rapprochements en cours, connexions. Tout y est fictif, tout s’y manipule.
Trois blocs : ce qu’il lit, comment il rapproche, ce qu’il produit. Le tout à partir des exports et des accès en lecture que vous avez déjà.
Ce qu’il lit
Rapprochement
Ce qu’il produit
Nos agents savent déjà lire Domatel, la plateforme de télégestion et de facturation utilisée par de nombreux conseils départementaux. Ils y lisent les états de paiement et les bordereaux, en lecture seule, sous mandat écrit du service, avec un compte dédié et une session journalisée, dans le respect des conditions d’utilisation du portail.
Le chiffre sort d’une règle, la décision d’une personne. L’agent travaille entre les deux.
Bordereaux en PDF, tableur ou page de portail, relevés bancaires, exports du logiciel métier : l’agent en tire le détail ligne à ligne et vérifie que les totaux bouclent avec le virement.
Ce que vous y gagnez
Plus de ressaisie ; une pièce qui ne boucle pas est soumise à un gestionnaire avant d’entrer.
Chaque ligne de bordereau est reliée aux factures de la bonne personne pour la bonne période, en comparant à ce que ce payeur devait, pas au total facturé.
Ce que vous y gagnez
Les cas nets se lettrent seuls ; il ne reste que les écarts qui méritent un regard.
Chaque écart reçoit un nom dans une liste fermée : heure rejetée, écrêtement de tarif, indu retenu, participation revue, prélèvement rejeté, paiement d’un tiers. À chaque nom correspond une action.
Ce que vous y gagnez
Une explication lisible par écart, classée par montant, prête à être validée ou corrigée.
La réclamation au département avec ses pièces, la relance à la famille avec le bon ton et le bon destinataire, le suivi d’une remise CESU en retard. Les courriers sortent au nom du service, signés par vos équipes.
Ce que vous y gagnez
Des réclamations déposées dans les délais et des relances adaptées à la situation de chaque usager.
Chaque fiche payeur porte un statut qui détermine le destinataire et le ton de chaque relance : plus aucune relance à la personne dès qu’un décès est enregistré, la créance étant orientée vers la succession ; courrier au tuteur en cas de tutelle et copie au curateur en cas de curatelle ; relance à l’aidant seulement s’il a été désigné par écrit ; créances gelées dès qu’un dossier de surendettement est recevable ; alerte avant la prescription de deux ans. Aucuns frais de relance ne sont imputés à l’usager, comme la loi l’exige.
Nous commençons par un diagnostic : vos entités, vos banques, vos outils, les formats de bordereaux que vous recevez, l’encours non lettré et les impayés anciens. Le pilote porte ensuite sur quelques départements et quelques agences, avec les exports que vous produisez déjà, un accès en lecture aux relevés bancaires et le temps d’un gestionnaire pour valider. Périmètre, calendrier et prix sont écrits avant de commencer. Après le pilote, le dispositif peut être déployé progressivement sur les autres structures du réseau. Les règles et connecteurs déjà développés sont réutilisés, tandis que chaque structure conserve ses outils et ses processus de validation.
Quatre indicateurs à renseigner lors du diagnostic. Nous les mesurons avant et après le pilote.