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Services à la personne · SAD, ex-SAADSavoir enfin qui vous doit encore combien.
Vous vendez des heures. On vous les paie en morceaux : le département par virement global, l’usager par prélèvement ou par chèque, le CRCESU par remise de titres, l’Urssaf pour moitié. Chaque mois, quelqu’un chez vous refait le puzzle dans un tableur. Cette page décrit ce que des agents IA peuvent prendre à leur compte, et ce qu’ils vous laissent : la décision.
Cette page décrit le dispositif que nous proposons, pas une mission réalisée. L’exemple chiffré est fictif.
Une heure facturée, quatre payeurs, un tableur.
Le conseil départemental
APA et PCH, le plus souvent en tiers payant. Un virement par mois pour des centaines de bénéficiaires, un bordereau pour le détailler, un format par département, payé un à trois mois après la prestation.
L’usager, ou quelqu’un pour lui
Sa participation et le différentiel tarifaire, par prélèvement, chèque ou virement au libellé approximatif. Parfois depuis le compte d’une fille, d’un tuteur, d’un notaire.
Le CRCESU
Un virement par remise de titres, pour plusieurs usagers à la fois, net des frais d’émetteur, des frais de dépôt et des titres refusés. Le montant reçu ne ressemble à aucune facture.
L’Urssaf, les caisses de retraite, les assisteurs
L’avance immédiate de crédit d’impôt pour les usagers hors APA et PCH, les plans d’aide des caisses, les missions ponctuelles des assisteurs. Chacun son portail, son rythme, son fichier.
Le montant reçu n’est presque jamais le montant attendu : une heure rejetée par la télégestion, un tarif rattrapé, un indu retenu, une régularisation de février dans le virement de mai. Tant que le rapprochement n’est pas fait :
- On relance une dame de 88 ans qui a payé. C’est la faute que personne ne pardonne.
- On oublie de réclamer 20 € au département, cent fois, jusqu’à la prescription.
- Les comptes clients ne sont pas justifiés, la clôture traîne, les provisions se décident au doigt mouillé.
- La trésorerie se pilote à l’aveugle sur le premier poste d’encaissement.
Vingt euros, quelque part dans 183 lignes.
Une usagère en GIR 2, 40 heures par mois. Le service facture 28 € de l’heure, le département en valorise 25. Participation de 20 %, pour la clarté de l’exemple. En mars, 38 heures faites, 37 validées : un pointage a sauté.
| Ligne | Calcul | Montant |
|---|---|---|
| Facture du service (mars) | 38 h × 28,00 € | 1 064,00 € |
| … dont attendu du département | 38 h × 25,00 € × 80 % | 760,00 € |
| … dont attendu de l’usagère | participation 190,00 € + différentiel 114,00 € | 304,00 € |
| Reçu du département | 37 h validées × 25,00 € × 80 %, dans un virement global de 183 lignes | 740,00 € |
| Écart côté département | 1 h rejetée en télégestion | −20,00 € |
| Reçu de l’usagère | prélèvement SEPA | 304,00 € |
Ces 20 € ne sont ni une erreur de banque ni un impayé. C’est une heure rejetée. Il faut la trouver dans 183 lignes, comprendre que c’est un rejet et pas un écrêtement, puis choisir : réclamer au département avec le justificatif, refacturer si le contrat le permet et si le service n’y est pour rien, ou passer en perte. Multipliez par vos usagers, vos agences et vos canaux d’encaissement : c’est le mois de quelqu’un.
Exemple fictif. Tarifs, taux de participation et volumes sont choisis pour la lisibilité. Ils ne décrivent ni un département ni un service existants, ni un résultat obtenu.
Il lit ce que vous avez déjà. Il n’écrit nulle part.
Le dispositif lit ce qui existe déjà chez vous. Il ne crée pas de facture et ne passe pas d’écriture. Il refait le rapprochement et l’explique. Puis il prépare ce qui suit : la réclamation, la relance, l’écriture proposée.
Ce qu’il lit
- Relevés bancaires
- Bordereaux départementaux
- Logiciel métier : factures, plans d’aide, heures
- Comptabilité
- Portails départementaux, dont Domatel (option)
Rapprochement
- Des agents lisent les pièces
- Des règles calculent et rapprochent
- Un gestionnaire tranche les cas ambigus
Ce qu’il produit
- Comptes clients justifiés ligne à ligne
- Réclamations motivées aux départements
- Relances préparées pour les usagers
- Balance âgée, délais, écarts par département
Nos agents savent déjà lire Domatel, la plateforme de télégestion et de facturation utilisée par de nombreux conseils départementaux. Ils y lisent les états de paiement et les bordereaux, en lecture seule, avec l’autorisation du service.
Des agents qui préparent, des règles qui calculent, un humain qui décide.
L’IA reste en périphérie. Elle lit les pièces, explique un écart, rédige un courrier. Le chiffre, lui, sort d’une règle, et la décision d’une personne.
- 01
Lire les bordereaux, quel que soit le format
PDF, tableur, page de portail : un agent en tire le détail nominatif. Puis on fait les comptes : la somme des lignes doit tomber sur le total du bordereau, et le total sur le virement. Si le compte n’y est pas, la pièce passe devant quelqu’un.
- 02
Refaire le puzzle
Un moteur de rapprochement, déterministe et rejouable, relie le virement à son bordereau, puis chaque ligne aux factures de la bonne personne pour la bonne période. Il compare à ce que ce payeur devait, pas au total facturé. Un département qui paie moins que la facture, c’est normal. Ce qui compte, c’est l’écart qui reste une fois déduit ce qu’il devait.
- 03
Nommer chaque écart
Écrêtement de tarif, plancher appliqué en retard, heure rejetée, participation revue après coup, indu retenu, hospitalisation, décès. Côté usager : prélèvement rejeté, paiement d’un tiers, remise CESU partielle. Chaque écart reçoit un nom, et le nom dit quoi faire. Beaucoup se voient venir avant même la facture.
- 04
Expliquer, puis laisser trancher
Les cas nets se lettrent seuls. Les autres arrivent devant un gestionnaire, classés par montant, avec une explication lisible : quel virement, quel bordereau, quelle facture, quel écart, quelle cause probable. Il valide ou corrige. Le dispositif retient l’alias du payeur et les habitudes du département.
- 05
Une réclamation n’est pas une relance
Au département, on réclame, pièces jointes. À une famille, on écrit, avec des égards. Une remise CESU en retard, on la suit sans relancer personne : le CRCESU paiera. Les courriers sortent au nom du service, signés par vos équipes, selon un scénario que vous avez approuvé. Arpaia ne recouvre rien pour votre compte.
- 06
Aller chercher le bordereau manquant
Quand un département n’envoie rien, un agent peut aller lire le portail à votre place, en lecture seule, avec un compte dédié, dans les règles du portail. Nous le faisons déjà avec Domatel. Si le portail l’interdit, nous demandons la pièce. Ce module reste une option : le socle, ce sont les bordereaux reçus et la banque.
- 07
Voir ce que le tableur ne montrait pas
Balance âgée par payeur, agence et société. Délai réel de chaque département, prévisible une fois observé. Taux d’écrêtement, heures rejetées, différentiels jamais refacturés. Et chaque année, des attestations fiscales calculées sur ce qui a vraiment été encaissé.
Le bon débiteur, le bon ton, le bon canal.
Vos débiteurs privés ont 85 ans, ou sont leurs enfants, leurs tuteurs, leurs successions. Le risque n’est pas seulement l’impayé : c’est de blesser la personne chez qui une auxiliaire passe chaque matin. Chaque fiche payeur porte donc un statut, et ce statut décide qui reçoit quoi, sur quel ton, et jusqu’où.
Décès
Plus aucune relance dès que l’information est enregistrée, d’où qu’elle vienne. La créance passe dans un dossier succession, avec ses propres délais.
Tutelle, curatelle
Sous tutelle ou curatelle renforcée, on écrit au tuteur ou au curateur. Sous curatelle simple, à l’usager, et le curateur est informé selon le jugement. Le ton est administratif.
Payeur familial
On écrit à l’aidant si l’usager ou son représentant l’a désigné par écrit. Sinon à l’usager. Le dispositif retient qui paie pour qui, il ne le devine pas.
Surendettement
Dès que le dossier est recevable, les créances anciennes sont gelées et ne sont plus encaissées. Les prestations qui suivent restent dues.
Prescription
Deux ans, comptés depuis la prestation, pas depuis la facture. Le dispositif prévient avant l’échéance et commence par le stock le plus ancien.
Le scénario de relance est le vôtre : un rappel qui mentionne le crédit d’impôt, un appel de l’agence sous forme de tâche, un courrier ferme, puis, si vous le décidez, les suites adaptées au montant. Chaque étape est tracée. Aucuns frais de relance ne sont mis à la charge de l’usager, comme la loi l’exige, et le médiateur de la consommation figure dans les courriers.
Pas de deuxième vérité.
Le logiciel métier reste le maître des factures et des heures. La comptabilité reste le maître des écritures. Le dispositif se tient entre les deux et ne remplace ni l’un ni l’autre.
| Donnée | Système maître | Le dispositif… |
|---|---|---|
| Factures et avoirs | Votre logiciel métier | les lit, ne les crée pas, renvoie des demandes de correction |
| Écritures comptables | Votre comptabilité | propose des écritures de lettrage et de régularisation, n’écrit rien d’office |
| Plans d’aide et heures | Logiciel métier et département | les lit |
| Statut de règlement, lettrage, écarts | Le dispositif | en est la source de vérité, justifiée ligne à ligne |
Ce que le dispositif ne fait pas
- Pas de facturation.
- Pas d’écriture comptable passée d’office.
- Pas d’action sur un portail, seulement de la lecture.
- Pas de relance sans scénario approuvé par vous, ni vers un usager sans validation de vos équipes.
- Pas de montant décidé par une IA.
- Pas de score sur les personnes. Le seul score mesure la ressemblance entre un paiement et une facture. La gradation des relances suit le montant, l’ancienneté et le statut du dossier, pas une prédiction sur l’usager.
- Pas de frais de relance ni de dossier facturés à l’usager.
Des données de santé, un cadre exigeant.
- Le handicap est une donnée de santé, et le niveau de dépendance mérite la même prudence. Le dispositif s’inscrit dans le référentiel de la CNIL pour l’accompagnement social et médico-social. L’analyse d’impact se fait avec votre délégué à la protection des données, avant la mise en production.
- Il est conçu pour tourner chez un hébergeur certifié HDS (hébergeur de données de santé), comme le code de la santé publique l’exige pour ces données.
- Les bordereaux nominatifs sont lus dans cet environnement. Les modèles de langage extérieurs ne voient que des données pseudonymisées, sans nom ni identifiant direct. Leur choix se fait avec votre délégué à la protection des données.
- Arpaia agit comme sous-traitant, au sens de l’article 28 du RGPD. Les fournisseurs de modèles sont des sous-traitants ultérieurs, soumis à votre accord écrit, hébergés dans l’Union européenne, sous contrat excluant l’entraînement sur vos données.
- Chaque décision, automatique ou humaine, est journalisée avec ses critères. Un commissaire aux comptes peut reconstituer pourquoi tel virement a soldé telle facture. Les périodes closes ne bougent plus. Tout s’exporte.
- Un abandon de créance ou une demande d’avoir passe par un circuit d’approbation : l’agence propose, le siège valide au-delà d’un seuil que vous fixez.
Avec vos outils, pas à leur place.
- Quel que soit le logiciel métier, par export ou par interface.
- Plusieurs banques, plusieurs sociétés, plusieurs agences, dès le départ.
- Comptabilité interne ou cabinet : les écritures proposées sortent dans votre format.
- D’un département à plus de cent. Un format de bordereau ne s’apprend qu’une fois.
- Mode prestataire. Le mandataire, où seuls les frais de gestion sont en jeu, vient dans un second temps.
Mesurer avant de fixer une cible.
Le premier livrable est la mesure de l’existant sur le périmètre pilote. Les cibles se fixent avec vous, sur ces indicateurs :
- Part des encaissements lettrés sans intervention
- Délai entre un virement et son lettrage
- Montant des écarts départementaux détectés et réclamés
- Ancienneté des créances usagers à la première relance
- Jours-homme consacrés au lettrage chaque mois
- Écarts inexpliqués en fin de mois
Un pilote borné, puis l’extension.
Nous commençons par un diagnostic de quelques semaines : vos entités, vos banques, vos outils, les formats de bordereaux que vous recevez, le stock de non-lettré et d’impayés anciens, dont certains touchent à la prescription. Reprendre cet historique est un chantier en soi, distinct du flux mensuel.
Le pilote tient sur quelques départements et quelques agences. Les bordereaux sont fournis à la main, le lettrage est proposé puis validé par votre équipe finance, les réclamations et relances sont préparées mais partent de chez vous. L’extension aux autres départements, aux caisses de retraite et aux portails vient ensuite, au vu des résultats.
Le diagnostic relève de notre offre Conseil, le pilote de notre offre Réalisation. Ce cas concerne les services autonomie à domicile et les organismes de services à la personne en mode prestataire, quel que soit le logiciel métier.