Pilotage des encaissements
Groupe Amistat : 4 sociétés, 12 agences, en Occitanie et en Nouvelle-Aquitaine. Tous les chiffres sortent du même registre : factures, encaissements, lettrages.
Par où commencer
Quatre parcours, ceux de la page du cas d’usage.
Ce mois-ci
L’agent a lu 53 encaissements et 7 formats de pièces : 786 641 € encaissés, 89 % lettrés sans intervention. 21 écarts identifiés et qualifiés, 9 261 €, avec un projet d’action pour chacun. 36 créances repérées avant leur prescription. Le diagnostic vous dit ce que ça donne chez vous.
À traiter aujourd’hui
Argent reçu à affecter
Déjà sur vos comptes, pas encore affecté : du lettrage à finir, aucun risque.
10 virements · 89 812 €
Argent à récupérer
Les écarts nommés ce mois-ci : à réclamer, refacturer, relancer ou passer en perte.
21 écarts · 9 261 €
- 10écarts à déciderréclamation, refacturation ou perte6 475 €
- 11relances usagers à validerprélèvements rejetés du 5 mars2 785 €
Un même virement peut figurer dans les deux blocs : l’argent reçu d’un côté, l’écart qu’il laisse de l’autre.
À surveiller
Un accès technique et une échéance légale : rien à encaisser, tout à ne pas manquer.
Synthèse
Combien on me doit ?
Encours clients brut
1 006 034 €
Factures émises, moins ce qui est lettré, perdu ou annulé.
Encaissements non lettrés
89 812 €
10 virements reçus, pas encore affectés : le détail est dans « Argent reçu à affecter ».
Encours net
916 222 €
+3,2 % par rapport au 16 février
Ce qui reste vraiment dû. C’est lui qui se compare d’un mois à l’autre.
À quelle vitesse ça rentre ?
Délai moyen d’encaissement
30jours
+1 j par rapport au 16 février
Encours net rapporté à 90 jours de facturation.
Encaissé en mars
786 641 €
Du 1er au 16 mars : 373 222 € règlent la facture du 2 mars, 413 333 € les mois précédents, dont 391 987 € de virements départementaux, et 86 € restent sans affectation.
Lettré sans intervention
89 %
Part des encaissements de mars lettrés par les règles. Le reste, 89 812 €, est reçu et attend une affectation ou une validation.
Qu’est-ce qui est menacé ?
Créances usagers de plus de 180 jours
102 831 €
Le risque de perte réel. Dont 14 980 € à moins de 90 jours de la prescription, et 5 020 € sous 30 jours.
Écarts nommés ce mois-ci
9 261 €
21 écarts, chacun avec un projet d’action : le détail est dans « Argent à récupérer ».
Encours et ancienneté
Balance âgée
Reste dû par ancienneté de facture ; ancienneté moyenne, pesée par les montants : 83 j. Graphique arrondi à l’euro, tableau au centime.
- 30 jours ou moins
- 31 à 60 jours
- 61 à 90 jours
- 91 à 180 jours
- Plus de 180 jours
- Haute-Garonne (31)154 142 €
- Lot-et-Garonne (47)362 834 €
- Tarn (81)1 654 €
- Tarn-et-Garonne (82)83 756 €
- Gers (32)72 216 €
- Usagers190 952 €
- CRCESU13 756 €
- Urssaf, avance immédiate24 715 €
- Assurance retraite48 961 €
- Assisteurs et mutuelles53 049 €
Voir les chiffres
| Payeur ou agence | ≤ 30 j | 31 à 60 j | 61 à 90 j | 91 à 180 j | > 180 j | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Haute-Garonne (31) | 124 648,46 € | 25 847,76 € | 1 179,70 € | 1 614,67 € | 851,14 € | 154 141,73 € |
| Lot-et-Garonne (47) | 142 647,26 € | 149 255,21 € | 51 568,79 € | 6 032,71 € | 13 329,73 € | 362 833,70 € |
| Tarn (81) | 20,00 € | 534,43 € | 479,64 € | 184,57 € | 434,93 € | 1 653,57 € |
| Tarn-et-Garonne (82) | 79 553,31 € | 0,00 € | 999,12 € | 1 576,28 € | 1 626,81 € | 83 755,52 € |
| Gers (32) | 68 481,81 € | 872,16 € | 639,53 € | 1 055,14 € | 1 167,41 € | 72 216,05 € |
| Usagers | 43 690,07 € | 12 658,79 € | 8 597,32 € | 23 174,20 € | 102 831,31 € | 190 951,69 € |
| CRCESU | 13 756,49 € | 0,00 € | 0,00 € | 0,00 € | 0,00 € | 13 756,49 € |
| Urssaf, avance immédiate | 24 714,64 € | 0,00 € | 0,00 € | 0,00 € | 0,00 € | 24 714,64 € |
| Assurance retraite | 27 333,41 € | 21 064,05 € | 283,48 € | 280,27 € | 0,00 € | 48 961,21 € |
| Assisteurs et mutuelles | 18 208,05 € | 19 026,70 € | 7 246,14 € | 1 684,71 € | 6 883,84 € | 53 049,44 € |
| Total | 543 053,50 € | 229 259,10 € | 70 993,72 € | 35 602,55 € | 127 125,17 € | 1 006 034,04 € |
Facturé et encaissé par mois
Mars : encaissements au 16. Un virement départemental qui glisse d’un mois sur l’autre creuse l’écart : Lot-et-Garonne (47) a réglé novembre le 30 janvier et décembre le 2 mars, février ne porte aucun de ses virements.
- Facturé
- Encaissé
Voir les chiffres
| Mois | Facturé | Encaissé |
|---|---|---|
| mars 2025 | 844 335 € | 783 098 € |
| avril 2025 | 895 869 € | 870 307 € |
| mai 2025 | 886 968 € | 942 394 € |
| juin 2025 | 899 093 € | 814 151 € |
| juillet 2025 | 893 719 € | 1 022 571 € |
| août 2025 | 884 296 € | 878 362 € |
| septembre 2025 | 856 730 € | 795 446 € |
| octobre 2025 | 921 595 € | 816 684 € |
| novembre 2025 | 947 953 € | 985 964 € |
| décembre 2025 | 934 384 € | 853 667 € |
| janvier 2026 | 929 135 € | 1 078 187 € |
| février 2026 | 930 463 € | 722 116 € |
| mars 2026 | 904 622 € | 786 641 € |
Encours net au 16 de chaque mois
Le brut moins ce qui est reçu et pas encore affecté. Au 16 mars, l’écart entre les deux tient à la file de validation.
Voir les chiffres
| Mois | Encours clients brut | Reçu non affecté | Encours net |
|---|---|---|---|
| 16 mars 2025 | 776 221,34 € | 0,00 € | 776 221,34 € |
| 16 avril 2025 | 799 388,50 € | 0,00 € | 799 388,50 € |
| 16 mai 2025 | 819 064,88 € | 0,00 € | 819 064,88 € |
| 16 juin 2025 | 826 135,01 € | 0,00 € | 826 135,01 € |
| 16 juillet 2025 | 839 731,71 € | 0,00 € | 839 731,71 € |
| 16 août 2025 | 834 776,13 € | 0,00 € | 834 776,13 € |
| 16 septembre 2025 | 825 096,81 € | 0,00 € | 825 096,81 € |
| 16 octobre 2025 | 868 201,38 € | 0,00 € | 868 201,38 € |
| 16 novembre 2025 | 896 683,81 € | 0,00 € | 896 683,81 € |
| 16 décembre 2025 | 910 153,72 € | 0,00 € | 910 153,72 € |
| 16 janvier 2026 | 896 531,63 € | 0,00 € | 896 531,63 € |
| 16 février 2026 | 887 915,37 € | 0,00 € | 887 915,37 € |
| 16 mars 2026 | 1 006 034,04 € | 89 812,16 € | 916 221,88 € |
Délai moyen d’encaissement au 16 de chaque mois
Vitesse d’encaissement : encours net rapporté à 90 jours de facturation. L’ancienneté moyenne de la balance âgée mesure autre chose : l’âge de ce qui reste dû.
Voir les chiffres
| Mois | Délai moyen d’encaissement |
|---|---|
| 16 mars 2025 | 27 j |
| 16 avril 2025 | 27 j |
| 16 mai 2025 | 28 j |
| 16 juin 2025 | 28 j |
| 16 juillet 2025 | 28 j |
| 16 août 2025 | 28 j |
| 16 septembre 2025 | 28 j |
| 16 octobre 2025 | 29 j |
| 16 novembre 2025 | 30 j |
| 16 décembre 2025 | 29 j |
| 16 janvier 2026 | 29 j |
| 16 février 2026 | 29 j |
| 16 mars 2026 | 30 j |
Payeurs
Pilotage par payeur
Échu : reste dû au-delà de la date où ce payeur règle habituellement, net de ce qui est déjà reçu et pas encore affecté. Sur un an : délai des douze derniers mois comparé aux douze précédents.
| Payeur | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Haute-Garonne (31) | 154 141,73 € | 25 643,76 € | 3 849,51 € | 2 % | 38 j | stable | 1 | |
| Lot-et-Garonne (47) | 362 833,70 € | 47 590,53 € | 23 340,70 € | 5 % | 61 j | +6 j, en hausse | 4 | 2 |
| Tarn (81) | 1 653,57 € | 1 653,57 € | 37 % | 12 j | stable | 1 | ||
| Tarn-et-Garonne (82) | 83 755,52 € | 4 202,21 € | 4 % | 41 j | stable | 1 | ||
| Gers (32) | 72 216,05 € | 3 734,24 € | 3 % | 30 j | stable | 2 | ||
| Usagers | 190 951,69 € | 15 058,17 € | 174 707,32 € | 66 % | 5 j | stable | 12 | |
| CRCESU | 13 756,49 € | 0 % | 11 j | stable | ||||
| Urssaf, avance immédiate | 24 714,64 € | 0 % | 9 j | stable | 1 | |||
| Assurance retraite | 48 961,21 € | 637,82 € | 1 % | 46 j | stable | |||
| Assisteurs et mutuelles | 53 049,44 € | 247,50 € | 8 568,55 € | 16 % | 50 j | stable | ||
| Payeur non identifié | 1 272,20 € | |||||||
| Total | 1 006 034,04 € | 89 812,16 € | 220 693,92 € | 16 % | 21 | 3 |
Départements
Délai entre la fin du mois de prestation et le virement ; écart au premier versement sur douze mois.
| Département | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Haute-Garonne (31) | 38 j | 0,9 % | 0,9 % · 0,9 % · 0,2 %en baisse | 82 % sur 11 | 24 j | le 7 avril | |
| Lot-et-Garonne (47) | 61 j | 2,0 % | 1,5 % · 1,9 % · 2,3 %en hausse | 46 % sur 13 | 47 j | 2 · 648 € | le 2 avril |
| Tarn (81) | 12 j | 0,6 % | 0,6 % · 0,6 % · 0,0 %en baisse | 100 % sur 5 | 15 j | le 12 avril | |
| Tarn-et-Garonne (82) | 41 j | 1,1 % | 1,2 % · 1,2 % · 0,0 %en baisse | 70 % sur 10 | 31 j | 1 · 188 € | le 10 avril |
| Gers (32) | 30 j | 1,0 % | 1,0 % · 1,0 % · 1,3 %en hausse | 75 % sur 8 | 28 j | le 30 mars |
Écarts et réclamations
Écarts de la période par nature
Montants en valeur absolue. Chaque nature a son action.
- Heure rejetée3 708 €× 4
- Écrêtement de tarif872 €× 2
- Indu retenu290 €× 1
- Participation revue204 €× 1
- Prélèvement rejeté2 785 €× 11
- Paiement d’un tiers1 401 €× 2
Voir les chiffres
| Nature | Nombre | Montant | Décidés |
|---|---|---|---|
| Heure rejetée | 4 | 3 708,26 € | 0 |
| Écrêtement de tarif | 2 | 872,16 € | 0 |
| Indu retenu | 1 | 290,00 € | 0 |
| Participation revue | 1 | 204,00 € | 0 |
| Prélèvement rejeté | 11 | 2 785,40 € | 0 |
| Paiement d’un tiers | 2 | 1 400,80 € | 0 |
Heures rejetées à réclamer
3 708 €
Heures rejetées en télégestion sur 87 lignes de bordereau, regroupées en 4 écarts, pas encore réclamées. Un écart réclamable, pas une perte.
Carte des écarts, payeur par nature
Plus la case est foncée, plus le montant est élevé.
| Payeur | Heure rejetée | Écrêtement de tarif | Indu retenu | Participation revue | Prélèvement rejeté | Paiement d’un tiers |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Haute-Garonne (31) | 204 € | |||||
| Lot-et-Garonne (47) | 3 688 € | 290 € | ||||
| Tarn (81) | 20 € | |||||
| Gers (32) | 872 € | |||||
| Usagers | 2 599 € | 1 401 € | ||||
| Urssaf, avance immédiate | 186 € |
Réclamations aux départements
3 ouvertes, 836 €
- Lot-et-Garonne (47) · heure rejetée412,00 €Agence d’Agen · déposée le 18 février
- Lot-et-Garonne (47) · indu retenu236,40 €Agence de Villeneuve-sur-Lot · déposée le 3 février
- Tarn-et-Garonne (82) · écrêtement de tarif187,50 €Agence de Montauban · déposée le 24 février
Recouvrement des usagers
Relances à valider
11
2 785 €
Relances validées
0
0 € depuis le 1er mars. En février : 38, 9 512,40 €.
Suspendues ou renvoyées
0
0 € depuis le 1er mars. En février : 3, 714,60 €.
Rejet de prélèvement
1,2 %
Prélèvements du 5 mars ; 1,1 % le mois précédent.
Situations protégées
Le statut de la fiche payeur fixe le destinataire et le ton. Chiffres du réseau.
- Décès, succession3 dossiers · 4 126 €aucune relance à la personne, créance orientée vers la succession
- Tutelle6 dossiers · 2 310 €courriers adressés au tuteur
- Curatelle2 dossiers · 640 €courriers adressés à l’usager et au curateur
- Surendettement recevable1 dossier · 1 890 €créances antérieures gelées
- Aidant désigné par écrit14 dossiersrelance adressée à l’aidant
Alertes de prescription
Créances usagers à moins de 90 jours des deux ans, comptés depuis la prestation.
- Agence d’Agen651,03 €prestations de mars 2024 · prescrit le 31 mars 2026
- Agence de Villeneuve-sur-Lot571,10 €prestations de mars 2024 · prescrit le 31 mars 2026
- Agence de Marmande487,68 €prestations de mars 2024 · prescrit le 31 mars 2026
- Agence d’Albi462,20 €prestations de mars 2024 · prescrit le 31 mars 2026
- Agence de Montauban456,60 €prestations de mars 2024 · prescrit le 31 mars 2026
et 31 autres
Encaissements attendus
1 371 086 € attendus sur huit semainesIndicatif
Huit semaines, d’après le rythme observé de chaque payeur. Le mois en cours, pas encore facturé, est projeté.
| Payeur | 16/03 | 23/03 | 30/03 | 06/04 | 13/04 | 20/04 | 27/04 | 04/05 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Départements | < 1 k€ | 214 k€ | 292 k€ | < 1 k€ | 1 k€ | 213 k€ | 132 k€ | |
| Usagers | 13 k€ | 230 k€ | 26 k€ | 10 k€ | 14 k€ | |||
| CRCESU | 14 k€ | 24 k€ | 14 k€ | |||||
| Urssaf | 23 k€ | 32 k€ | 25 k€ | |||||
| Assurance retraite | 21 k€ | 7 k€ | 20 k€ | 8 k€ | ||||
| Assisteurs et mutuelles | 11 k€ | 7 k€ | 11 k€ | 7 k€ |
Réseau
Une ligne par agence. Un clic sur un en-tête de colonne trie le tableau.
| Agence | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Agence de Toulouse | Amistat Toulouse | 86 067,80 € | 27 j | 2 306,18 € | 97 % | 2 |
| Agence de Muret | Amistat Toulouse | 65 088,63 € | 27 j | 3 363,89 € | 94 % | 2 |
| Agence de Lavaur | Amistat Toulouse | 22 393,10 € | 10 j | 1 638,97 € | 97 % | |
| Agence d’Agen | Amistat Agenais | 205 815,04 € | 50 j | 42 243,13 € | 48 % | 4 |
| Agence de Marmande | Amistat Agenais | 117 364,98 € | 46 j | 2 356,05 € | 96 % | 4 |
| Agence de Condom | Amistat Agenais | 53 131,60 € | 27 j | 1 456,13 € | 97 % | 2 |
| Agence d’Albi | Amistat Albigeois | 30 316,03 € | 9 j | 100 % | 2 | |
| Agence de Montauban | Amistat Albigeois | 72 145,53 € | 27 j | 100 % | 2 | |
| Agence de Villemur-sur-Tarn | Amistat Albigeois | 81 807,27 € | 26 j | 25 643,76 € | 54 % | |
| Agence de Villeneuve-sur-Lot | Amistat Gascogne | 144 360,42 € | 48 j | 8 828,75 € | 87 % | 2 |
| Agence de Moissac | Amistat Gascogne | 65 641,11 € | 27 j | 1 123,48 € | 98 % | |
| Agence d’Auch | Amistat Gascogne | 61 902,53 € | 27 j | 851,82 € | 99 % | 1 |
| Total | 1 006 034,04 € | 30 j | 89 812,16 € | 89 % | 21 |
Performance du dispositif
Les indicateurs mesurés avant et après un pilote.
Lettrage automatique, en montant
89 %
cible > 70 %cible atteinte
Virements départementaux décomposés sans intervention
88 % · 21 sur 24
cible > 80 %cible atteinte
Délai médian entre le virement et son lettrage automatique
1 jour
cible < 5 jourscible atteinte
Encaissements non identifiés
0,2 %
cible < 2 %cible atteinte
Jours-homme de lettrage par moisIllustratif
Ordre de grandeur pour un réseau de cette taille, à mesurer lors du diagnostic.
- Avant46
- Avec le dispositif17
Sources lues ce mois-ci
10 payeurs, 7 formats de pièces